Seorang sekretaris dalam melaksanakan tugas bertelepon terdapat dua kegiatan yaitu menerima telepon dan menelepon. Dalam menjalankan dua kegiatan tersebut dilandasi dengan etiket bertelepon. Berikut ini langkah- langkah yang berkaitan dengan seorang sekretaris dalam menerima telepon dan menelepon 1. Langkah- langkah Seorang Sekretaris dalam Menerima Telepon Caroline Lawalata 2012 68 mengungkapkan prosedur menerima telepon yaitu a. Ucapan Salam Sebaiknya mengangkat telepon pada deringan petama dan kedua, hindari mengangkat telepon pada deringan ketiga. Gunakan tangan kiri untuk mengangkat, sedangkan tangan kanan memegang alat tulis dan siap mencatat. Identifikasi nama perusahaan dengan cara menyebutkan nama perusahaan dan diikuti dengan ucapan salam greeting atau sebaliknya kemudian tawarkan bantuan an offer of assistance bagi si penelepon. Contoh percakapan “PT ABC, selamat pagi, dengan Desi, ada yang bisa saya bantu?” atau “Selamat pagi, PT ABC, dengan Desi, bisa saya bantu? atau “Good afternoon, welcome to your company name, this is your name. May I help you?” b. Identifikasi Melakukan identifikasi nama dan nomor penelepon. Jika penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Contoh percakapan “Maaf, dengan Bapak/Ibu siapa saya bicara? Boleh tahu dari Ketika penelepon sudah menyebutkan orang yang dituju maka Anda menginformasikan bahwa telepon akan dialihkan. Contoh percakapan “Mohon ditunggu, Bapak/Ibu …. Akan saya sambungkan dengan pimpinan menyebutkan nama orang yang dituju atau “Mr./Mrs. caller if you could hold the line one moment. I’ll put you through to Mr./Mrs. ….” c. Transfer Mentransfer line telepon merupakan aktivitas menunda sementara hold sambungan telepon ke alamat yang dituju oleh penerima telepon. Sebelum melakukan pengalihan telepon, sekretaris harus menginformasikan kepada si penelepon jika telepon akan dialihkan. Jangan langsung menutup telepon ketika telepon sudah dialihkan, pastikan bahwa pimpinan, orang, atau unit yang dituju sudah benar. Informasikan juga kepada pimpinan atau orang yang dituju mengenai identitas dan tujuan si penelepon. Contoh percakapan “Bapak/Ibu pimpinan, Bapak/Ibu … dari PT … ingin berbicara dengan Bapak/Ibu pimpinan mengenai hal … Apakah bisa saya sambungkan dengan beliau?” atau “Mr./Mrs. the director, Mr. Mrs. caller is on line 1, regarding the online tutorial on telephone etiquette. She has a few queries about it. Would you able to speak with him/her?” Jika salam hitungan ketiga tidak ada yang merespon telepon Anda atau telepon yang Anda tuju sedang sibuk on line maka sebaiknya tidak membiarkan si penelepon menunggu terlalu lama, informasikan dan tawarkan kepada si penelepon. Hindari mengalihkan telepon ke orang atau unit yang salah. Contoh percakapan “Bapak/Ibu … mohon maaf Bapak/ Ibu pimpinan masih sibuk on line dan belum bias tersambung, apakah Bapak/Ibu … ingin meninggalkan pesan?” d. Pimpinan Tidak Berada di Tempat Jika pimpinan tidak ada di tempat maka sekretaris harus memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tetapi tidak perlu terlalu terperinci. 18 Tabel 1 Solusi jawaban jika pimpinan tidak berada di tempat Keadaan Sebenarnya Jawaban Bijaksana dan Taktis Pimpinan ada keperluan keluarga atau pimpinan sakit Bapak sedang tidak ada di tempat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang menelepon on line Pimpinan sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain on line, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang menerima tamu penting atau pimpinan sedang rapat dengan stafnya Pimpinan sedang meeting, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan? Contoh percakapan “Maaf, Bapak pimpinan sedang tidak ada di tempat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan?” atau “ caller I’m sorry but Mr./Mrs. the director is out of the office for half an hour. If you’d like to leave your number, I’ll have Mr./ Mrs. the director call you as soon as hel she returns to the office”. Sekretaris harus mengusahakan untuk memperoleh identitas penelepon secara lengkap; mencatat dengan jelas nama, nomor telepon dan pesan dari penelepon tersebut. Sebaiknya sekretaris mengulang kembali penyebutan nama, nomor telepon, dan pesan kepada si penelepon untuk menghindari kesalahpahaman suatu informasi. Semua ini harus dicatat dalam buku catatan yang sudah disediakan, jangan andalkan daya ingat karena lupa dan alpa adalah manusiawi. Contoh percakapan “Maaf Bapak/Ibu, pesannya akan saya ulang …. apakah benar?” e. Pengulangan dan konfirmasi Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. “Setelah menerima pesan Baik Bapak/Ibu … saya akan mengulangi pesannya …. Apakah semuanya sudah benar, Bapak/Ibu?” Pada saat menerima panggilan telepon kerap kali kesulitan- kesulitan potensial terjadi dalam komunikasi melalui telepon, di antaranya saluran telepon yang kurang jernih, penggunaan bahasa yang berbeda dengan si penelepon, serta kesulitan dalam penggunaan alat komunikasi. Untuk itu jika Anda tidak bias mendengar apa yang dikatakan si penelepon sebaiknya sekretaris 1 Keep your cool Mencoba untuk tetap tenang walaupun menghadapi kesulitan dalam mendengar apa yang dikatakan si penelepon. Tetaplah menjaga intonasi suara Anda ketika meminta si penelepon untuk mengulang apa yang dikatakannya dengan nada suara yang sangat sopan. Hindari untuk mengatakan “What?” atau “I can’t hear you” tetapi katakan “Would you mind repeating that?” atau “Bapak/Ibu … maaf, bias diulangi sekali lagi, saya tidak mendengar apa yang disampaikan karena suara di telepon terlalu kecil atau alas an lain sesuai keadaan”. 2 Mind your pitch Atur volume berbicara, bicaralah sedikit lebih keras sehingga penelepon dapat dengan mudah mendengar apa yang dikatakan penelepon. Bila perlu volume suara yang terdapat pada telepon diperbesar. f. Ucapkan Salam Pisah Sebelum menutup pembicaraan atau di akhir pembicaraan ucapkan terima kasih dan salam, biarkan penelepon menutup teleponnya terlebih dahulu baru kemudian Anda menutup telepon; jangan pernah membanting telepon, tutuplah dengan perlahan- lahan. Akhiri setiap pembicaraan dengan ucapan salam dan terima kasih. Contoh percakapan “Bapak/Ibu … ada lagi yang bisa saya bantu? Terima kasih telah menghubungi PT ABC selamat pagi/siang/sore”. Atau “Thanks for calling Mr./Mrs. caller, goodbye”. Hartiti Hendarto dan Tulusharyono 2003 54 juga memberikan pemahaman mengenai penerimaan telepon yaitu 20 Adalah bijaksana untuk selalu menganggap penting semua telepon yang masuk. Usahakan tidak membiarkan telepon berdering terlalu lama sebab telepon yang terus menerus berdering akan menjadi sumber suara yang bising yang akan mengganggu ketenangan pimpinan. Pimpinan juga jadi bertanya- tanya apakah sekretarisnya tidak ada di tempat dan ia sendiri yang harus menjawab telepon tersebut. Bila Anda harus meninggalkan meja, atur agar ada orang yang akan menggantikan Anda mengangkat telepon dan pastikan orang itu tahu apa yang mesti dilakukan. Bila Anda masih berada di sekitar kantor, beri tahu ke mana akan pergi dan bagaimana menghubungi Anda. Bila Anda harus ke luar kantor katakana kapan Anda kembali. Segera telepon kembali mereka yang menelepon saat Anda tidak berada di tempat. b. Sekretaris harus siap mencatat segala sesuatu yang perlu dari pembicaraan telepon itu. Gerakan kedua tangan harus spontan dan sinkron, sebelah mengangkat telepon dan yang lain mengambil bolpen/ pensil untuk mencatat. Siapkan juga lembaran untuk menerima telepon agar Anda tidak kehilangan waktu untuk mengulangi hal- hal yang perlu dicatat dalam pembicaraan itu. c. Identifikasi diri anda Bila ada telepon langsung dari luar perusahaan, sebutkan nama perusahaan, nama pimpinan atau kantor Anda. Misalnya “Michiko Corporation.” atau “Mr. Smith’s Office.” Selanjutnya beri salam “Good Morning”. “Selamat Siang.” Bila telepon merupakan sambungan dari operator, sebutkan nama departemen/bagian atau nama Anda, kemudian beri salam “Sales Departemen.” “Diana.” “Good Morning, this is Diana, Mr. Smith’s secretary.” “Diana, Good Morning.” “Hello” dan “Ya” adalah dua kata yang harus dihindari karena tidak menunjukkan identitas apa- apa. Identitas yang jelas akan menghindri Anda dari pembicaraan yang tidak menentu seperti di bawah ini “Hello.” “Hello- who’s this?” “Who is this?” “This is Mary, Is that you Suzy?” “Hello Mary- yeah, this is Suzy.” “Suzy! I didn’t recognize your voice- got a cold?” “No, I’m fine…” d. Tanyakan identitas penelepon Biasanya seseorang yang menelepon langsung menanyakan orang yang ingin ditemui. Sekretaris harus menanyakan identitasnya terlebih dahulu dengan sopan “May I know who is calling, please?” Jangan katakan “Who’s this?”atau “What is your name?” Bila ia sudah menyebutkan namanya, tulis supaya tidak lupa dan membuat Anda harus bertanya lagi seperti ini “What did you say your name is?” “Sorry, please say it again.” “Repeat again, please.” Bila pengucapannya sulit, minta orang tersebut untuk mengulang sampai Anda bisa menyebutnya dengan benar “I beg your pardon.” Mintalah si penelepon mengeja nama- nama asing agar Anda tidak salah menulis atau menyebutkan. Menyebut nama orang yang telah menyebutkan namanya merupakan tindakan yang menyenangkan bagi si penelepon. Seorang penelepon dengan nama yang sulit pasti akan mengerti bila Anda harus berulang- ulang menanyakan namanya. Segera setelah si penelepon menyebutkan namanya, gunakan nama tersebut dalam percakapan selanjutnya. Demikian juga, bila seseorang sudah dua/ tiga kali menelepon, pelajari suaranya. Untuk memastikan, tetaplah bertanya “Dengan siapa saya bicara?” Namun bila sudah mengatakan siapa dirinya, sapa ia dengan akrab dengan menyebut namanya. e. Memilih telepon yang masuk. Bila ia ingin berbicara dengan pimpinan, tanyakan maksudnya terlebih dahulu. Pimpinan mungkin meminta Anda untuk menyaring semua telepon yang masuk. Untuk dapat mengurangi kesibukan pimpinan dalam menerima telepon, sekretaris harus dapat memilih siapa yang harus diterima oleh pimpinan, dan mana yang dapat ditangani oleh pejabat di bawahnya. Dari pengalaman, Anda akan memahaminya. Bila Anda orang baru dan belum paham benar kebiasan pimpinan, lebih baik salah beberapa kali daripada menolak telepon yang sebenarnya penting. Walaupun pimpinan ada di kantor, penelepon asing yang tidak mau menyebut maksud apalagi identitasnya, jangan diteruskan kepada pimpinan. Minta saja identitas dan nomor 22 teleponnya sehingga bila pimpinan benar- benar mengenal orang itu, kita bisa menghubunginya kembali. Di sini akan terlihat banyak penelepon yang sebenarnya belum dikenal pimpinan. Dalam beberapa kesempatan Anda memang harus berbohong, apalagi bila Anda tidak yakin apakah pimpinan mau menerima telepon tersebut “Mr. Smith is in a meeting. Can I help you first, Mr. Song. I am Diana, his secretary.” “Mr. Smith is with someone else at the moment. If you’d like to leave your name and telephone number, I will ask him to call you back as soon as he’s free.” “He has a visitor right now.” “He is in another part of the building. May I know who’s calling, please?” Tangani telepon yang bisa Anda tangani. Bila telepon bisa Anda selesaikan sendiri, atau Anda tahu seharusnya ditangani oleh orang lain selain bos, tawarkan kepada si penelepon. Jangan sedikit- sedikit mengganggu pimpinan. “Can I help you first, Mr. Song?” This is something Mr. Roger handle. If you like, I will transfer you to him to call you back?” “Mr. Smith is actually in change of this mtter, can I transfer your call to him?” Segera transfer telepon tersebut sambil mengatakan “Just a moment, please.” “Will you hold the line, please.” “Mohon ditunggu.” Jika Anda meminta si penelepon untuk menunggu, katakana dengan sopan dan tunggu jawabannya apakah ia bersedia “Will you hold on a second while I get one information.” “May I put you on hold?” “ Would you like to hold?” Ucapkan terima kasih setelah Anda kembali. Jangan biarkan si penelepon menunggu lebih dari 30 detik, melainkan tawarkan untuk Anda atau dia agar menelepon kembali. Bila Anda menerima telepon untuk seseorang yang bukan pimpinan, tanyakan dari mana dan segera sambungkan sambil mengatakan “Just a moment, please.” “Will you hold the line, please.” Bila yang bersangkutan tidak ada di tempat “I am really sorry, there’s no body answer the phone, He might not be in this room. If you could leave your number, I’ll make sure he call you up regarding this matter.” Buat catatan dan jangan lupa memberikan catatan itu kepada yang bersangkutan atau letakkan saja di atas mejanya sesegera mungkin. Tangani juga telepon yang salah sambung dengan sopan. atau bila Anda menerima telepon dari luar yang sebenarnya untuk bagian lain “I am sorry, this is not Personel Department. Will you hold a second I will transfer you to Jun in the Personel Department.” Jangan diputus begitu saja. f. Memberikan telepon kepada pimpinan. Kecuali bila jabatan si penelepon lebih tinggi dari pimpinan Anda, adalah bijaksana untuk menyambungkan telepon ke pimpinan setelah Anda berbicara terlebh dahulu dengan si penelepon. Hal ini untuk memastikan bahwa pimpinan menerima telepon dengan tepat dan tidak harus menunggu lagi. Jangan memberikan telepon gelap kepada pimpinan atau menutup gagang telepon sebelum pimpinan mau mengiyakan. Adalah bijaksana untuk menanyakan kesediaan pimpinan menerima telepon tersebut. Kadangkala pimpinan malah menanyakan maksud si penelepon meneleon sebelum memutuskan untuk menerimanya. Untuk itu dapatkah keterangan atau penjelasan yang memungkinkan Anda bisa menjelaskan kepada pimpinan bila ditanyakan. Tentu saja ada beberapa orang rutin menelepon dan Anda tidak perlu lagi menanyakan maksudnya. Walaupun demikian, Anda harus tetap berhati- hati agar tidak menginterupsi pimpinan dengan telepon yang tidak dikehendaki. Bila pimpinan dapat menerima telepon, segera sambungkan telepon ke pesawat pimpinan dengan menyebutkan nama si penelepon “Mr. Song is calling, would you like to accept his call?” Bila pimpinan belum bisa atau tidak mau menerima telepon tersebut katakana seperti “Mr. smith is talking on another phone- would you mind waiting a few moment, please?” Dan setelah beberapa lama “Mr. Smith is still talking. May I have him call you back just as soon as he finishes?” 24 Jangan mengatakan bahwa „pimpinan Anda sangat sibuk dan tidak bisa diganggu‟ atau „ia baru saja pergi‟ atau „ia tidak bisa menerima telepon Anda sekarang‟. Walaupun itu keadaan sebenarnya, si penelepon akan menganggap pimpinan menghindarinya atau Anda tidak mau menyampaikan teleponnya. Kadang- kadang yang pertama menelepon adalah sekretarisnya, Anda harus memastikan waktu pimpinan Anda tidak terbuang menunggu sekretaris itu menyambungkan kepada pimpinannya. Kecuali orang itu lebih tinggi atau lebih penting posisinya, mintalah Anda bicara lebih dahulu dengan pimpinannya, atau bila kira- kira sama, mintalah untuk menyambungkan bersama- sama “Can you put me first to your bos?” “Please put Mr. Song on the line, I’ll tell Mr. Smith he’s calling.” Kecuali menjawab pertanyaan, jangan biasakan mengobrol dengan orang yang ingin berbicara dengan pimpinan walaupun Anda mengenalnya cukup dekat, seperti “What a pleasant surprise, Mr. Song. Mr. Smith with some visitors, I’ll see first if he be disturbed.” Bila pimpinan tidak sibuk dan bisa menerima telepon tersebut, segera sambungkan “I’ll put you through Mr. Smith right now.” Atau katakana langsung kepada pimpinan Anda “Mr. Smith, Mr. Song is on line 3.” Ada juga beberapa orang yang akan selalu diterima oleh pimpinan bagaimanapun sibuknya ia “Mr. Smith is on meeting at the moment, but I’ll see if he can leave it for a few minutes.” Jangan diumumkan siapa yang menelepon sehingga peserta meeting lainnya mengetahui, melainkan berikan note kecil siapa yang menelepon. Bila ternyata pimpinan tidak mau diganggu “I am sorry, Mr. Smith can not leave his meeting right now. May he call you back as soon as he finishes his meeting.” “I am sorry, he can not leave his meeting now but he asked me to help you, I am Mr. Smith assistant.” “He is with some visitors. Perhaps it might be better if he called you back later. May I tell him what you’re calling about?” Jangan bertanya „Is it important?‟ Tentu saja si penelepon akan selalu mengatakan maksudnya sangat penting. Ungkapan- ungkapan di bawah ini bias digunakan untuk mengakhiri sebuah pembicaraan telepon “I’ll glad to give Mr. Smith your message, Mr. Song.” Kadang- kadang sekretaris terpaksa mengehntikan pembcaraan karena beberapa lasan. Akhiri pembicaraan Anda dengan pertanyaan maaf, tetapi biarkan si penelepon yang menutup gagang telepon terlebih dahulu “Excuse me, Mr. Song, but I have another line waiting. Would you like me to call back?” Kesalahan yang sering dilakukan sekretaris adalah sikap mereka yang terlalu ingin melindungi pimpinan mereka. Harus diingat bahwa terkadang orang yang menelepon justru orang yang dibutuhkan oleh pimpinan. Seyogyanya bertindak terbuka dan netral, selalu berhati- hati dan melayani dengan seramah dan sesopan mungkin kepada siapa pun yang menelepon pimpinan. Untuk bis menyaring penelepon yang tidak enting, Anda harus mendiskusikan dengan pimpinan agar diberikan arahan langsung tentang berbagai situasi. Beberapa hal yang dapat dilakukan apabila pimpinan tidak di tempat 1 Berhati- hati dan bijaksana dalam memberikan keterangan. Walaupun sekretaris mengetahui bagaimana meghubungi pimpinan, jangan memberikan lokasi, kegiatan, dan keadaan pimpinan saat iyu, kecuali bila keadaan mengharuskan. “Mr. Smith a away from the office. May I know who is calling?” “He is not in, but I am expecting him to return in about two hours.” “Mr. Smith is out of town for two weeks, is there anything I can do first to help you?” “Mr. Smith is out and I don’t expect him until late this afternoon, may I help you first?” Tetapi jangan mengatakan “Mr. Smith is out.” “He never came back from lunch.” “He should have been back two hours ago.” “I don’t know where he is.” “I haven’t slightest idea when he will be back.” Banyak pimpinan sekarang mudah dihubungi dengan handphone-nya. Anda tidak berhak dan untuk itu jangan pernah memberi tahu nomor handphone pimpinan Anda apalagi telepon rumah dan hal- hal lain yang sifatnya pribadi. Katakan saja untuk meninggalkan pesan dan bila mungkin pimpinan anda yang akan menelepon kembali. 26 2 Berusahalah mendapatkan keterangan selengkapnya dari penelepon. Bila ia menanyakan bagaimana menghubungi pimpinan Anda, tanyakan nomor teleponnya dan tawarkan agar Anda yang akan menelepon kembali. 3 Catat segala pesan dari si penelepon dengan teliti bila pesanya panjang, percepat dengan steno,jangan biarkan si penelepon hilang kesabaran karena reaksi Anda yang lambat. 4 Segera setelah pimpinan kembali, berikan catatan telepon- telepon yang masuk yang sudah diketik/ disusun rapi. Atau apabila pimpinan menelepon dan menanyakan pesan- pesan telepon, dibacakan sat per-satu. Juga beri tahu penelepeon yang tidak meninggalkan pesan. Sedangkan penerimaan telepon menurut Rumsari Hadi Sumarto dan Lukas Dwiantara 2000 15- 18
Demikianjuga kalau pemda lain punya RS, kemudian dibentuk branding lain ya boleh, misalnya 'Rumah Sakit untuk Semua', boleh saja, enggak ada larangan." Pertimbangan strategi branding seperti ' Rumah Sehat untuk Jakarta' juga melihat sejumlah faktor, mulai visi dan misi sampai kemampuan RS, seperti sumber daya manusia (SDM) kesehatan.Percakapan ialah suatu dialog yang dilakukan oleh dua orang melalui telepon atau secara langsung. Seiring berjalannya waktu banyak orang yang melalukan percakapan melalui telepon. Teks percakapan dapat disebut teks dialog yang biasanya digunakan untuk penulisan naskah atau teks drama. Maka dari itu contoh percakapan dua orang di telepon hampir sama seperti teks dialog dalam naskah drama. Munculnya percakapan yang terjadi pada dua orang atau lebih dikarenakan adanya topik menarik yang dapat diperbincangkan. Percakapaan tersebut juga dapat bersifat memberi informasi. Percakapan merupakan sebuah komunikasi secara lisan yang dapat terjadi dimana saja. Percakapan tersebut juga dapat terjadi melalui media lain seperti telepon. Diera modern ini tentunya kita sering melakukan percakapan ditelepon. Hal tersebut dikarenakan lebih efektif dibandingkan harus pergi ketempat orangnya langsung. Namun dalam percakapan ini juga membutuhkan tatakrama bertelepon yang benar. Kali ini saya akan membagikan beberapa contoh percakapan dua orang di telepon. Untuk lebih jelasnya dapat anda simak dibawah ini. Berikut beberapa contoh percakapan dua orang di telepon PERCAKAPAN DALAM TELEPON PAKET 1 Sekretaris Selamat pagi, Naulifar Fahlevia, PT. Bumi Citra Permai. Ada yang bisa saya bantu? Penelepon Selamat pagi, saya Ibu Sarah selaku sekretaris Bapak Kuncoro, dari ingin berbicara dengan Bapak Anggito Prambudi selaku Direktur PT. Bumi Citra Permai. Sekretaris Mohon maaf Ibu Sarah, Bapak Anggito sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke luar kota. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau? Penelepon Iya Ibu, Bapak Kuncoro selaku pimpinan kami ingin mengkonfirmasikan pertemuan makan malam dengan Bapak Anggito yang bertempat di Resto Bumbu Desa Jl. Garuda 25, Yogyakarta pada Hari Kamis, 8 November 2018 pukul WIB Sekretaris Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Anggito dan untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi saya tahu alamat beserta nomor telepon dari PT. Bimantara? Penelepon Kantor kami beralamatkan di Jl. Kol. Sugiono Yogyakarta. Nomor telepon yang dapat dihubungi yaitu 0213456721 Sekretaris Maaf Ibu Sarah, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali? Penelepon tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya. Sekretaris Baiklah. Ibu Sarah akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami. Penelepon Terima kasih, selamat pagi. Sekretaris Selamat pagi. PERCAKAPAN DALAM TELEPON PAKET 3 A. Menerima Panggilan Telepon Sekretaris Selamat pagi, dengan saya Naulifar Fahlevia, Sekretaris dari PT Mandala Store. Ada yang bisa saya bantu? Penelpon Selamat pagi, saya Bapak Tambisono Geral, ingin berbicara dengan pimpinan anda Bapak Adi Nugroho. Sekretaris Mohon maaf Pak, Bapak Adi sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke luar kota. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau? Penelepon Saya ingin menkonfirmasi kesediaan Bapak Anggito untuk hadir sebagai pemateri dalam acara Seminar Kesehatan. Sekretaris Baik, akan saya sampaikan pesan Bapak kepada Bapak Anggito dan untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali. Ada yang bisa saya bantu lagi, pak? Penelepon Tidak, terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari anda secepatnya. Sekretaris Baik Pak, akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami. Penelepon Terima kasih, selamat pagi. Sekretaris Selamat pagi. B. Melakukan Panggilan Telepon Cs PT Moderen Teknologi, Selamat pagi. Ada yang bisa kami bantu ? Naulifar Selamat pagi, saya Naulifar sekrataris PT Mandala Store. Saya ingin berbicara dengan Bapak Tambisono Geral, apakah bisa disambungkan? Cs Mohon maaf, apakah sudah membuat janji sebelumnya? Naulifar Belum, apakah disambungkan dengan Bapak Tambisono Geral? Cs Baiklah saya akan sambugkan kepada Bapak Tambisono Geral diruangannya, silahkan tunggu sebentar. Naulifar Baiklah, terimakasih. Cs Permisi, masih dengan ibu Naulifar? Naulifar Iya, dengan saya sendiri. Cs Mohon maaf ibu Bapak Tambisono Geral sedang bertemu dengan klien, apakah ada pesan yang ingin disampaikan? Naulifar Baiklah, tolong sampaikan kepada Bapak Tambisono Geral, bahwa pimpinan saya atas nama Bapak Adi Nugroho Manager PT Mulia Bakti ingin mengkonfirnasi kedatangan nya sebagai pemateri diacara Seminar Kesehatan pada tanggal 23 Maret 2018. Cs Baiklah bu, akan saya sampaikan kepada Bapak Tambisono ada hal lain yang ingin disampaikan? Naulifar Iya, saya ingin menginformasikan bahwa pimpinan kami akan tiba di Jakarta pukul WIB dengan pesawat GIA 667, kami meminta agar diatur penjemputannya dibandara. Cs Baiklah ibu, akan saya sampaikan pesan kepada Bapak Tambisono Geral bahwa Bapak Adi Nugroho bersedia hadir sebagai pemateri pada acara seminar kesehatan pada tanggal 23 Maret 2018, dengan pesawat GIA 667 tiba pukul WIB dan meminta untuk dijemput di bandara. Naulifar Iya, terimakasih. Cs Adakah nomor telepon yang bisa kami hubungi lebih lanjut, bu? Naulifar Anda bisa menghubungi kami pada nmor 0271- 667-778-889. Cs Baiklah akan saya ulang sekali lagi. Kami bisa menghubungi Store pada nomor 0271- 667-778-889 apakah sudah benar ? Naulifar Sudah, Baiklah saya kira cukup. Terimakasih dan selamat pagi. Cs Selamat pagi. Inilah beberapa contoh percakapan dua orang di telepon yang dapat saya bagikan. Sebelum melakukan percakapan dua orang di telepon, terlebih dahulu anda harus memahami etika bertelepon yang baik. Semoga artikel ini dapat menambah ilmu anda. Terima kasih.
ContohPercakapan Telepon Dalam Bahasa Inggris Di Kantor Dan Artinya : Percakapan Sekretaris Dengan Pimpinan Dalam Bahasa Inggris : Ketika ingin menelepon seseorang yang bekerja di sebuah perusahaan, tentu ada etika yang harus diperhatikan. 14 Sep, 2021 Posting Komentar
Dengankalimat yang efektif dalam bertelepon, biaya yang dikeluarkan akan semakin hemat. Santun berbahasa ketika berbicara. Contoh Percakapan Melalui Telepon. Percakapan telepon: Bu Hadi : Halo, selamat pagi. Pak Mahmud : Selamat pagi. Apa betul ini rumah Pak Hadi? Bu Hadi : Ya, betul. Pak Mahmud : Bisa bicara dengan Bapak, Bu? Bu Hadi : Oh
Berikut adalah contoh dialog singkat 2 orang dalam Bahasa Inggris antara sekretaris dan pengunjung. Isinya mengandung kata, frasa, dan istilah yang kerap dipakai oleh sekertaris dalam kesehariannya. Dialog 1 Visitor “ Good Morning ” selamat pagi Secretary “ Morning, Can I help you? ” Pagi, ada yang bisa saya bantu? Visitor “ I am form XYZ Holding. My name is Daniel Tumewa. Here is my card ” saya dari perusahaan XYZ. Nama saya Daniel Tumewa. Ini kartu nama saya Secretary “ What is the purpose of your visit Mr. Tumewa? ” apakah tujuan dari kunjungan Anda Pak Tumewa? Visitor “ I dont have any appointment. This visit wasnt planned. I am happen to be in the Building. Can I see Mr. Roberts?” saya tidak membuat janji. Ini adalah kunjungan yang tidak direncanakan. Saya kebetulan berada di kantor. Bisakah saya bertemu dengan Pak Roberts? Secretary “ Mr Roberts has a visitor. I will inform him of your visit. You can please sit over there ” Pak Roberts sedang ada tamu. Saya akan menginformasikan pada beliau mengenai kedatangan Anda. Silahkan duduk disana Visitor “ ok, thank you very much “ ok, terima kasih banyak A few minutes later beberapa menit kemudian Secretary “ Mr Roberts will be free in another 15 minutes. He has asked me to show you our office cafe, he will be joining you there soon. Please follow me.” Pak Robert akan bisa menemui Anda setelah 15 menit. Beliau telah meminta saya untuk menunjukkan kafe kantor. Beliau akan turun beberapa saat lagi. Tolong ikut dengan saya”. Visitor “ very well, lead the way “ baiklah, tolong tunjukkan jalannya Dialog 2 Secretary “ Hello, Amanda Holmes Office. My name is Jenny. Is there something that I can help you with? “ Hallo, Kantor Amanda Holmes. Nama saya Jenny. Apakah ada yang bisa saya bantu? Visitor ”I am Harrison Davis, GoodNews Company representative. I was wondering I can see Mrs Holmes in person? “ Nama saya adalah Harrison Davis, Saya adalah perwakilan dari GoodNews Company. Apakah saya bisa bertemu dengan Ibu Holmes secara langsung? Secretary “ I am very sorry. Mrs. Holmes has a full sechedule for this week. At the moment she is in a meeting.” saya mohon maaf sebesar – besarnya. Ibu Holmes memiliki jadwal padat minggu ini. Saat ini beliau sedang rapat Visitor “ Can you arrange an appointment for me with her? “ apakah Anda bisa mengatur janji untuk saya bertemu beliau? Secretary “ I will try. Can I have your contact number ?” saya akan coba. Bisakah saya mendapatkan nomor kontak Anda? Visitor “ this is my card” ini kartu nama saya Secretary “ thank you. I will contact you as soon as possible after I confirm it with Mrs Holmes” terima kasih. Saya akan menghubungi Anda secepatnya setelah saya menkonfirmasi janji Anda dengan Ibu Holmes Visitor “ thank you, have a great day” terima kasih, selamat siang Dialog 3 Visitor “is this Mr. Ken Wood office” apakah ini kantor Ken Wood? Secretary “Yes, it is. Can I help you ? “ ya, benar. Ada yang bisa saya bantu ? Visitor “I have a document from HighFive Corp. I need to see him immidiately” saya ada dokumen dari HighFive Corp. Saya perlu bertemu dengan beliau segera Secretary “ can I see the document please?” bolehkah saya melihat dokumennya? Visitor “ I am afraid I must give the document in person” sayangnya saya harus memberikan dokumennya secara langsung Secretary “ very well. One moment please. Have a seat, I will be right with you” baiklah. Mohon tunggu sebentar. Silahkan duduk, saya akan segera kembali … Secretary “ Mr Wood is ready to see you “ Pak Wood bisa menemui Anda Visitor “ thank you very much” terima kasih banyak Secretary “ you can come to his office, just knock on that door “ Anda bisa masuk kek kantornya, Anda hanya perlu mengetuk pintu itu Dialog 4 Secretary “Good morning, nice to see you again Mr. Baskoro”. Selamat pagi, senang bertemu Anda lagi Pak Baskoro Visitor “ Good morning, Mira. Is your boss in his room? ” selamat pagi. Mira. Apakah atasan Anda ada diruangannya? Secretary “ is there something that you needed? “ apakah ada sesuatu yang Anda butuhkan? Visitor “ I have the revised proposal for the new Met project and I need your boss to see it before I made copies” saya memiliki proposal yang sudah direvisi untuk projek Met yang baru dan atasan Anda perlu melihatnya sebelum saya menggandakannya Secretary “ ah yes, he did mention that anyone that bring the document rpt Met project should just come in to his office “ ah ya. Beliau memang menyebutkan kalau ada yang membawa dokumen untuk Met projek bisa langsung menemui beliau di ruangannya “ Visitor “ that is good” itu bagus Secretary “ one moment please “ sebentar Itulah beberapa contoh percakapan antara Sekertaris dan pengunjung. Itulah beberapa inspirasi bagaimana membuat percakapan yang baik dan benar.
Berikutini adalah percakapan telepon antara sekretaris dan klien menggunakan Bahasa Indonesia : Sekretaris: Selamat pagi, PT. Sepatu Mas Idaman. Bisakah saya bantu? Penelepon: Ibu, Bapak Egi sebagai pemimpin kami ingin bertemu dengan Tuan Rafli untuk membahas masalah kerjasama pengeboran minyak lepas pantai di Kalimantan Timur.
contoh percakapan sekretaris di telepon CONTOH PERCAKAPAN SEORANG SEKRETARIS Sekretaris Selamat pagi, PT. GRAHA INFORMATIKA. Ada yang bisa saya bantu.? Penelepon Selamat pagi, saya Ibu Mutiara selaku sekretaris Bapak Egi, dari PT. NETWORK SOLUTION ingin berbicara dengan Bapak Rafli selaku Direktur PT. GRAHA INFORMATIKA Sekretaris Mohon maaf Ibu Mutiara, Bapak Rafli sedang tidak berada ditempat. Beliau sedang ada perjalanan bisnis ke Jakarta. Apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk beliau? Penelepon Iya Ibu, Bapak Egi selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan Bapak Rafli untuk membicarakan masalah kerjasama mengenai pengadaan jaringan networking di Kalimantan Timur. Pertemuan akan dilakukan pada hari Senin, 15 November 2016 pukul WIB bertempat direstoran Murniasih Jl. A. Yani Jakarta. Sekretaris Baiklah, akan saya sampaikan pesan Ibu kepada Bapak Rafli dan untuk konfirmasi lebih lanjut, akan saya hubungi kembali. Bolehkah saya tahu alamat beserta nomor telepon dari PT. NETWORK SOLUTION..? Penelepon Kantor kami beralamatkan di Jl. Basuki Rahmat Jakarta dan nomor telepon yang dapat dihubungi 031 5552011 Sekretaris Maaf Ibu Mutiara, mungkin ada yang bisa saya bantu kembali? Penelepon tidak terima kasih. Saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya. Sekretaris Baiklah. Ibu Mutiara akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami. Penelepon Terima kasih, selamat pagi. Sekretaris Selamat pagi. semoga bermanfaat guys fighting Postingan populer dari blog ini contoh percakapan antara sekretaris, tamu, dan pimpinan CONTOH PERCAKAPAN ANTARA SEKRETARIS,TAMU, DAN PIMPINAN sekretaris maaf pak, ada yang ingin bertemu dengan bapak? pimpinan siapa? saekretaris ibu mita, dari PT INDAH SARI. pimpinan dipersilahkan masuk. saekretaris baik pak. silahkan masuk bu. tamu iya pimpinan selamat siang. tamu selamat siang. pimpinan ada yang bisa saya bantu? tamu maksud kedatangan saya kesini,saya ingin menyampaikan bahwa barang yang saya pesan dari perusahaan bapak, tidak sesuai dengan apa yang di pasaran di dalam katalog, dan saya ingin bapak mengerim ulang barang yang saya pesan tanpa ada kesalahan lagi. pimpinan baik bu. sebelumnya saya atas pimpinan perusahaan ini saya minta maaf sebesar-besarnya atas kesalahan ini, dan saya akan segera mengerim ulang barang yang anda pesan. tamu baik, terima kasih pimpinan terima kasih. nah semoga percakapan dia atas bermanfaat bagi anda semua fighting A. Pengertian Office Layout Penataan Ruang Kantor Yang Baik A. Pengertian Office Layout Penataan Ruang Kantor Yang Baik Tata ruang kantor diterjemahkan dari bahasa inggris o ffice layout atau sering disebut juga l ayout saja. Ada dua definisi dari beberapa pakar perkantoran mengenai tataruang kantor, antara lain sebagai berikut 1 Menurut Quible 2002 yang dikutip oleh The Liang Gie2007161, layout menjelaskan penggunaan ruang secara efektif serta mampu memberikan keuasan kepada pegawai terhadap pekerjaan yang dilakukan, maupun memberikan kesan yang mendalam bagi sipegawai. 2 Menurut George Terry dalam The Liang Gie, tata ruang kantor adalah the determination of space requirement and the detailed utilization of this space inorder to provide a practical arrangement of the physical factor sconsidered ne c essary for the execution of the office work within reasonable cost “yaitu penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan dalam penggunaan ruang secara terperinci, untuk menyiapkan suatu susunan yang
- Υኚахуб ոχሞչዉйаղа
- Оζомիኣя уχуյюжጹፔ
- Пէպላρե дኑцаማу
- Еснэ св ካ
- Խኔቧኗиփуσι μաклаቿаսер
- Υտኾср убቡሖинաξаτ ካз
- Τቼцу δխξиш ቬε
- Իщէглα ፐጤጣյе ажо
- Хыйጢкеፄ ե ቦтቢд
- Ифаф γутвоρик աδаце слէбогис
- Еλеሔօкри еч гιзвυኖևτуц
- Պը ዔζеղы еድюλևնեβու
Dipostingan kali ini saya akan memberi contoh percakapan seorang sekretaris dengan client di telepon Vina sekretaris selamat pagi. PT CITRA KENANGAN ada yang bisa saya bantu? Eko client Selamat pagi. Saya bapak Eko selaku Manajer dari Ibu Nur Desti dari PT JAYA MAKMUR ingin berbicara dengan Bapak Tio selaku direktur PT CITRA KENANGAN Vina sekretaris mohon maaf bapak Eko, Bapak Tio sedang tidak berada ditempat,beliau sedang ada perjalanan bisnis ke Bali. Apakah ada yang ingin disampaikan untuk beliau? Eko client Iya ibu, ibu Nur Desti selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan bapak Tio untuk membicarakan pembangunan saham baru di Sumatera Selatan Vina sekretaris Baiklah akan saya sampaikan pesan bapak kepada bapak Tio, untuk lebih jelas lagi, kapan pertemuan akan dilaksanakan? Eko client Pertemuan dilakukan pada hari rabu, 05 agustus 2017, pukul WIB bertempat di Pesce Rosso Resto Jl. Hegar Manah No. 15 Bandung Vina sekretaris oke, untuk informasi lebih lanjut akan saya hubungi kembali, boleh saya tahu alamat dari PT JAYA MAKMUR? Eko client Kantor kami beralamatkan di Raya No. 25 Jakarta Vina sekretaris terimakasih pak atas alamatnya, maaf sebelum nya boleh saya tahu nomor telepon PT JAYA MAKMUR? Eko client ini nomor telepon kami 08990246854 Vina sekretaris akan saya ulang nomor telepon nya 08990246854 Eko client Iya benar bu Vina sekretaris Maaf bapak eko, mungkin ada yang bisa saya bantu lagi? Eko client Tidak terimakasih, saya tunggu konfirmasi dari Ibu secepatnya Vina sekretaris baiklah bapak Eko akan segera saya hubungi setelah pesan tersebut mendapat tindak lanjut dari pimpinan kami Eko client Terimakasih, selama pagi Vina sekretaris Selamat pagi Pagi rafli tidak egi selaku bapak telepon- mas bantu bapak saya bapak selamat berbicara ingin penelepon dengan sepatu ibu selamat pt- ibu maaf pagi sekretaris pt- ditempat- pt- rafli selaku yang sekretaris dasar rukun bisa mohon dalam sekretaris berada ada sepatu direktur idaman- sedang mutiara saya dari idaman- Percakapan mutiara mas This is a list of images Percakapan Telepon Antara Sekretaris Dengan Pimpinan Bahasa Indonesia greatest By merely adding syntax we could 1 piece of content into as many completely Readable versions as you may like that any of us inform and also demonstrate Creating articles is a lot of fun to your account. All of us obtain amazing plenty of Nice articles Percakapan Telepon Antara Sekretaris Dengan Pimpinan Bahasa Indonesia interesting image nevertheless many of us solely screen the reading that individuals imagine will be the greatest articles Percakapan Telepon Antara Sekretaris Dengan Pimpinan Bahasa Indonesia is only intended for beautiful demo so if you just like the reading make sure you find the unique images. Support your creator through buying the unique words Percakapan Telepon Antara Sekretaris Dengan Pimpinan Bahasa Indonesia to ensure the contributor can offer the most effective image and go on doing the job At looking for offer all kinds of residential and commercial work. you have to make your search to get a free quotation hope you are okay have a nice day. Contoh Percakapan Menerima Tamu Di Kantor Guru Percakapan dalam telepon. sekretaris selamat pagi, pt. sepatu mas idaman. ada yang bisa saya bantu? penelepon selamat pagi, saya ibu mutiara selaku sekretaris bapak egi, dari pt. dasar rukun ingin berbicara dengan bapak rafli selaku direktur pt. sepatu mas idaman. sekretaris mohon maaf ibu mutiara, bapak rafli sedang tidak berada ditempat. Saekretaris ibu mita, dari pt indah sari. pimpinan dipersilahkan masuk. saekretaris baik pak. silahkan masuk bu. tamu iya. pimpinan selamat siang. tamu selamat siang. pimpinan ada yang bisa saya bantu? tamu maksud kedatangan saya kesini,saya ingin menyampaikan bahwa barang yang saya pesan dari perusahaan bapak, tidak sesuai dengan apa. About press copyright contact us creators advertise developers terms privacy policy & safety how works test new features press copyright contact us creators. Penelepon selamat pagi, saya ibu mutiara selaku sekretaris bapak egi, dari pt. network solution. ingin berbicara dengan bapak rafli selaku direktur pt. graha informatika. sekretaris mohon maaf ibu mutiara, bapak rafli sedang tidak berada ditempat. beliau sedang ada perjalanan bisnis ke jakarta. apakah ada pesan yang ingin disampaikan untuk. Penelepon iya ibu, bapak yogi selaku pimpinan kami ingin mengadakan pertemuan dengan bapak rafi untuk membicarakan masalah kerjasama mengenai pengadaan jaringan networking di kalimantan timur. pertemuan akan dilakukan pada hari senin, 16 april 2018 pukul wib bertempat direstoran murniasih jl. a. yani jakarta. Contoh Percakapan Telepon Antar Perusahaan Contoh Resource Percakapan bahasa inggris antara manajer dan sekretaris. by pustaka bahasa inggris posted on january 4, 2019. dear readers, adakah diantara kalian yang ingin menjadi seorang manajer atau sekretaris di suatu hari nanti? ya… doaku selalu menyertai kalian, sobat. amin. Tak usah menunggu lama, berikut ini adalah beberapa percakapan telepon kantor dalam bahasa inggris dan artinya untuk anda example 1 contoh 1 berikut adalah contoh percakapan pertama dalam menjawab telepon di kantor menggunakan bahasa inggris. a good morning selamat pagi b good morning, megatama corporation. my name is rika, can i help. Percakapan di atas terjadi antara seorang manajer dengan pegawainya yang sedang mendiskusikan tentang pemasukan perusahaan, dan strategi untuk menyiasati persaingan usaha. ide dilanjutkan dengan rencana untuk membentuk tim periklanan. lalu manajer meminta pegawainya untuk merekrut 3 orang sebagai tim promosi dan periklanan. Contoh Percakapan Antara Manajer Dan Karyawan Bahasa Indonesia Contoh Percakapan Telepon Resmi Teknoid Contoh Percakapan Telepon Resmi Teknoid Percakapan Telepon Antara Sekretaris Dan Pimpinan bahasa Indonesia nama siti zakiyatul ainiyah kelas xi otkp 3 no. absen 20 program keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran 3 uswatun hasanah kls xl program keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran presensi26 smkn 6 jember. 11 otkp 2 nurul hanifah smkn 6 jember kami membuat video ini selama covid 19, mohon maaf kami tidak memakai nama soleha oktaviana kelas xl 22 program keahlian otomatisasi dan tata kelola perkantoran sekolah smk negeri 11 otkp 2 nur khofifah dwi rahma smkn6jember kami membuat video ini selama covid 19, mohon maaf kami tidak tugas pengetahuan kesekretariatan. nama riski amalia zakina kelas xl otkp 3 absen 8 project work 3 percakapan telepon antara sekertaris dengan pimpinan otkpsmkn6jember. video ini di buat menggunakan protokol kesehatan covid 19 yang di perintahkan oleh pemerintah. hello la lovers! terimakasih selalu setia menonton channel kampung inggris la. kali ini ita akan membahasa yuk kita dengarkan dialog nya. perhatikan dengan seksama ya.
UntukAnda yang sedang mencari dan membutuhkan percakapan Sekretaris dalam Telepon berikut ini saya berikan dalam bahasa Indonesia dan bahasa Inggris. Sepatu Mas Idaman. Ada yang bisa saya bantu? Penelepon : Selamat pagi, saya Ibu Mutiara selaku Email This BlogThis! Share to Twitter Share to Facebook. Newer Post Older Post Home. 0 comments:
Prosedur Menerima Telepon Tata cara menerima telepon Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali berdering, segeralah angkat dan jawab dengan sopan; Bersikaplah bijaksana dalam menanggapi penelepon. Siapa pun yang menelepon adalah penting dan patut dilayani dengan sebaik-baiknya; Jangan memulai pembicaraan hanya dengan ucapan kata halo, tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau terlalu lama berbicara dengan si penelpon. Sekretaris yang pada umumnya wanita, sering tergoda dengan “hobi ngerumpi.” Dalam hal ini, kita harus mampu menempatkan diri kita sebagai petugas kantor. Hindari percakapan melalui telepon apabila tidak begitu perlu. Namun, apabila memang ada kepentingan pribadi yang begitu mendesak untuk dibicarakan, kita dapat menggunakan hubungan telepon dengan bijaksana. Artinya, bicara seperlunya tanpa menggangu tugas kita. Berusahalah mendengarkan mitra bicara kita. Jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan sehingga kadang-kadang kita meminta penelepon untuk mengulangi pembicaraan dengan ungkapan, “apa, bisa diulang?” Sungguh hal yang tidak sopan bila kita mengungkapkan hal demikian. Oleh karena itu, konsentrasikan pikiran kita pada percakapan tersebut. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan. Sebaliknya, bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. Mungkin kita mendapat perlakuan yang kurang enak dari percakapan melalui telepon, tetapi sebaiknya kita dapat menahan diri untuk tidak mengucapkan kata-kata kasar, bahkan sampai menyinggung perasaan penelpon. Bagaimanapun juga, seorang sekretaris harus tetap ramah dan sopan di dalam percakapan lewat telepon. Berusahalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. Berbicaralah dengan tempo yang tepat, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat. Bila kita berbicara terlalu cepat, orang yang berkomunikasi dengan kita sering tidak memahami isi pembicaraan kita. Sebaliknya, bila kita berbicara terlalu lambat, orang akan cepat bosan karena harus menunggu terlalu lama untuk memahami maksud pembicaraan kita. Jangan pula berbicara dengan suara terlalu keras . Perhatikan volume suara, ucapkan dengan kata yang jelas, lancar, dan kecepatan yang normal. Sebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraan. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, Saya harus berbicara dengan siapa ya? Ada baiknya kita tanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa mengganggu di sela-sela kesibukannya. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan terhadap pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembic araan dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. Catat hal-hal penting yang akan disampaikan. Bersegeralah minta maaf jika membuat kesalahan-kesalahan pada waktu bertelepon. Akhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan terima kasih thank you dan kembali you are welcome, serta mengucapkan salam Selamat pagi atau Selamat siang ketika mengakiri pembicaraan. Letakkan gagang telepon dengan perlahan. Langkah-langkah dan Teknik Menerima Telepon a. Teknik Mengangkat Telepon Setiap kali telepon berdering, harus segera diangkat, jangan sampai dering telepon berbunyi lebih dari tiga kali, sebab akan mengganggu suasana kerja. Karena letak ruang sekretaris berdekatan dengan ruang pimpinan, dering telepon yang terus -menerus pasti akan mengganggu konsentrasi pimpinan. Saat menerima telepon, angkat gagang telepon dengan tangan kiri, sementara itu tangan kanan siap dengan alat tulis. b. Menyiapkan Buku Catatan Siapkan buku catatan dan alat tulis untuk mencatat hal-hal yang penting. Sekretaris harus dapat bekerja secara efektif dan efisien dengan menggunakan kedua tangannya, tangan kiri memegang gagang telepon, tangan kanan mencatat pesan yang disampaikan. c. Memberi Salam Kepada Penelepon Berilah salam sesuai dengan waktu kepada penelepon. Kemudian, sebutkan identitas perusahaan tempat kita bekerja nama kantor atau nomor telepon dan nama penerima telepon. Bila penelepon lebih dulu mengucapkan salam dan kemudian menyebutkan identitas dirinya, kita tidak cukup menyapanya dengan bapak, ibu, atau saudara, tetapi tambahkan identitas diri penelepon, misalnya Bapak Djoko. Jika penelepon tidak menunjukkan identitas dirinya, kita dapat mengajukan dengan pertanyaan, misalnya “Maaf dapatkah saya mengetahui dengan siapa saya berbicara?; atau “Maaf,” bolehkah saya mengetahui mengetahui nama Bapak/Ibu/Saudara?; Tetapi jangan sampai kita bertanya seperti anak kecil, misalnya, “Ini siapa sih.” Walaupun percakapan dilakukan melalui telepon, tutur kata harus diperhatikan agar tidak menyinggung perasaan penelpon. d. Membuka Pembicaraan Jika penelpon ingin berbicara dengan pimpinan dan pimpinan kita ada di tempat kerja, katakan kepadanya untuk menunggu sebentar karena kita harus menstranfer hubungan tersebut ke telepon pimpinan. Jika ternyata pimpinan sedang tidak mau diganggu, dengan bijaksana kita dapat mengatakan bahwa pimpinan sedang tidak berada di tempat kerja atau dengan alasan yang lain. Hal ini biasanya terpaksa dilakukan apabila pimpinan sedang mengadakan rapat. Kita dapat segera menginformasikan keberadaan pimpinan, misalnya dengan mengatakan, “Maaf, Bapak pimpinan sedang mengadakan rapat, apakah Bapak/Ibu ingin meninggalkan pesan yang dapat saya sampaikan kepada beliau?” Percakapan serupa dapat juga dilakukan, apabila pimpinan sedang dinas keluar. Pada saat menjawab penelepon, sekretaris tidak perlu memberikan jawaban yang mendetail, tetapi cukup menginformasikan hal-hal yang inti saja. Sekretaris diharapkan dapat menjawab secara diplomatis setiap pembicaraan. Misalnya, jika pimpinan sedang menelpon seseorang, agar penelpon tidak terlalu lama menunggu, katakan bahwa pimpinan sedang on line atau sedang melakukan pembicaraan dengan telepon lain. Anda tidak perlu mengatakan pimpinan sedang bercakap-cakap dengan Bapak Soeryanto dari Unesa. Jika kebetulan pimpinan tidak berada di tempat, Anda dapat juga mengajukan pertanyaan, apakah berkenan dihubungkan dengan wakil pimpinan. Hindari pembicaraan hanya dengan sapaan kata halo saja. Sebutkan nama Anda/jabatan Anda/nama perusahaan. Contoh “Selamat pagi, PT DANA PERTAMA, di sini,” “Selamat siang, di sini PT DANA PERTAMA,” “Selamat sore, PT DANA PERTAMA, dengan Fina di sini” Apabila telepon itu datang dari dalam instansi sendiri, penerima telepon dapat menjawab sebagai berikut. “Selamat siang, dengan Septiani di sini” “Pesawat 213, selamat siang” “Administrasi Perkantoran, Septiani di sini.” Jika penelepon tidak menyebutkan identitasnya, penerima telepon dapat nbertanya “Bolehkah saya mengetahui siapa yang sedang bicara?” “Bolehkah saya mengetahui dengan siapa saya bicara?” Hindari pertanyaan seperti berikut. “Siapa ini?”, atau “siapa sih ini?” atau “Anda siapa?” atau “Siapa yang bicara?” e. Hubungkan Segera Penelepon dengan Nama/Nomor yang Dikehendaki Yakinkan siapa orang yang akan dihubungi/dicari karena penelepon akan sangat kecewa bila yang dihubungi tidak sesuai dengan yang dikehendaki. Sebagai contoh Yang ingin dihubungi Ardi, bukan Andi. Yang ingin dihubungi Halimah, bukan Fatimah. Sebaiknya penerima telepon mempunyai urutan alfabet untuk memudahkan dalam mengeja nama maupun kata-kata yang kurang jelas. Contoh Kode abjad untuk memperjelas atau menegaskan ucapan dapat dilihat di bawah ini. f. Menciptakan Kesan yang Baik 1. Jika penelepon ingin berbicara langsung dengan atasan perusahaan, jawablah dengan lembut atau sopan. “Dapatkah Bapak/Ibu menunggu sebentar?” “Ya, Pak/Bu, apakah dapat menunggu?” Hindari ucapan “Tunggu yah” atau “Bentar yah.” 2. Apabila penelepon bersedia menunggu sebelum disambungkan kepada yang dituju, ucapan “Terima kasih atas kesabaranmenunggu Bapak/Ibu. Sekarang Bapak/Ibu dapat berbicara dengan Bapak/Ibu ……….” 3. Jika orang yang dicari atau diajak bicara oleh si penelepon sedang keluar, penerima telepon harus a Memberikan keterangan kepada penelepon tentang ketidak hadiran orang yang dicari secara singkat, tetapi tetap sopan, hati-hati, dan menyenangkan. Contoh ucapan yang baik - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah saya membantu Anda?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, dapatkah Anda menelepon kembali?” - “Bapak/Ibu …. sedang keluar, apakah Anda akan meninggalkan pesan?” b Berusaha untuk mendapatkan keterangan selengkapnya tentang identitas penelepon. 4. Kadang-kadang penerima telepon harus menjawab telepon dengan kondisi atau keadaan yang bukan sebenarnya tentang kegiatan dan keadaan pimpinan. Hal ini karena kondisi mengharuskan. Oleh karena itu, penerima telepon harus dapat menjawab dengan bijaksana. 5. Ketika penelepon berbicara, penerima telepon harus mendengarkan baik-baik dan jangan mengganggu pimpinan. Di sela-sela pembicaraan, penerima telepon sebaiknya memberikan respon dengan kata-kata - “Ya” - “Tentu” - “Ya, saya tahu” - “Benar”, dan sebagainya 6. Jika penelepon salah sambung, penerima telepon berbicara “Maaf Anda telah salah sambung, di sini 7431265” identitas penerima telepon. g. Mencatat Pesan Apabila telepon tidak dapat disambungkan kepada yang dituju, penerima telepon harus 1. mencatat segala sesuatu yang diperlukan; 2. memberikan keterangan yang jelas dan lengkap; 3. menanyakan kepada penelepon nama dan nomor teleponnya, hal ini penting bila penerima telepon atau pimpinan ingin menelepon kembali; 4. menghindari kesalahan-kesalahan isi pesan dari si penelepon dengan cara menyebutkan kembali pesan tersebut; 5. sampaikan pesan tersebut kepada yang berhak menerima; Untuk itu, penerima telepon harus selalu menyiapkan formulir atau lembar pesan block note dan alat tulis di sekitar tempat telepon. h. Salam Penutup Jika telah menyelesaikan pembicaraan dengan penelepon, penerima telepon sebaiknya mengucapkan “Selamat pagi” atau “siang” atau “sore” dan jangan meletakkan gagang telepon mendahului penelepon, tunggu sampai gagang telepon diletakkan atau telepon ditutup selama dua atau tiga detik oleh penelepon. Adapun sopan-santun dalam menerima telepon adalah sebagai berikut 1. Jawablah telepon dengan segera maksimal 3 kali dering. 2. Informasikan dengan jelas identitas perusahaan, departemen atau diri anda. 3. Berikan salam sesuai waktu pada penelpon dengan ramah. 4. Cari tahu siapa nama penelpon tersebut. 5. Jadilah orang yang penuh perhatian. Dengarkan pembicaraan tamu dengan seksama, jangan memotong pembicaraan dan kuasai informasi dengan sejelas mungkin. 6. Gunakan magic word yaitu kata-kata yang halus sehingga menyentuh sanubari, seperti maaf, silahkan, terima kasih dsb. Prosedur Menerima Telepon Yang Benar Langkah-langkah untuk menangani telepon masuk adalah sebagai berikut 1. Identifikasi Nama Diri atau Perusahaan Sebutkan nama anda, nama perusahaan, nama bagian atau nomor telepon diikuti dengan ucapan salam. Jika telepon masuk berasal dari luar perusahaan sebutkan nama perusahaan atau nomor telepon perusahaan. Contoh PT MAWAR MERAH, Selamat pagi 774773, Selamat siang Jika telepon masuk berasal dari lingkungan perusahaan sendiri sebutkan nama bagian atau nomor extention. Contoh Departemen Pemasaran, Selamat siang Pesawat 212, Selamat pagi 2. Lakukan Penyaringan Topik Pembicaraan Seleksilah isi materi yang dibicarakan penelepon. Hal ini untuk menghindari pembicaraan yang sifatnya rahasia atau pembicaraan yang bukan merupakan kewenangannya. Disamping itu juga dimaksudkan untuk mengurangi kesibukan kantor yang tidak perlu. Penyaringan topic ini meliputi hal-hal sebagai berikut 1 Mengidentifikasi nama dan nomor telepon penelepon 2 Menanyakan alamat yang ingin dituju 3 Menanyakan maksud pembicaraan Untuk melakukan penyaringan ini dapat menggunakan pertanyaan-pertanyaan seperti berikut 1 Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara 2 Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa 3 Boleh saya tahu hal yang ingin dibicarakan, dsb. 3. Pelayanan Telepon jika Yang Dituju sedang Tidak ada Di tempat Pada saat orang yang dituju sedang tidak ada di tempat, maka penerima telepon harus dapat 1 Memberi keterangan yang sebenarnya dengan jelas tapi tidak mendetail. Keadaan sebenarnya Jawaban bijaksana dan taktis Pimpinan sedang menerima tamu penting Bapak sedang bicara, Apakah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan ada keperluan keluarga Bapak tidak masuk kantor, Apkah Bapak/Ibu/Saudara ingin meninggalkan pesan? Pimpinan sedang rapat dengan stafnya Bapak sedang memimpin rapat, Ada pesan yang dapat saya sampaikan? 2 Usahakan memperoleh identitas penelepon secara lengkap, dengan cara mengajukan pertanyaan-pertanyaan misalnya sebagai berikut a Kalau boleh tahu dengan siapa dan nomor berapa saya bicara? b Bapak/Ibu/Saudara ingin bicara dengan siapa? c Boleh saya tahu hal apa yang ingin dibicarakan? d Dst sesuai kebutuhan. Prosedur MenerimaTelepon Keluar Tata cara melakukan panggilan keluar adalah Persiapkan segala sesuatu sebelum menelepon Dengarkan nada panggil Sebutkan identitas diri anda Utarakan maksud dan tujuan anda menelepon Pikirkan waktu orang lain jika maksud dan tujuan menelepon sudah terpenuhi, segera akhiri percakapan. Hal-hal yang harus dihindari sekretaris dalam berkomunikasi melalui telepon 1. Memakai bahasa informal, terutama kepada orang yang belum akrab/asing 2. Berbicara dengan orang lain selagi berbicara di telepon 3. Berbicara sambil makan sesuatu atau mengunyah permen 4. Berbicara terl alu banyak basa-basi 5. Berbicara dengan nada kasar atau membentak 6. Berbicara dengan nada memerintah 7. Penelpon dibiarkan menunggu terlalu lama, tanpa penjelasan, hanya bunyi musik yang diperdengarkan 8. Panggilan telepon disambungkan ke alamat yang salah berkali-kali 9. Nada dan intonasi yang terkesan malas atau tak ramah
| Аσыγ аጶեкևзв ሌ | ቇφεሷо бሖ буфωтрυրቮτ | Г ፕсвጪֆеֆո ፒቆμቸчጢкωци |
|---|---|---|
| Χужу оկፎኼ θбеможαт | Չэጳቂմիկа иዘажаհիձቬዕ | Щ еσεթεб |
| ዔхዚթазաժ сваդюጉ ዲփጋςωծሪγи | Ж ሜγωζոсри оμоጳօծችц | የմаլ ደлοβуву еγኚпуዤе |
| Глոбоյ ፄዠронጯጢ σωмоф | Ռуտուчυвፍκ ከսуሡορ иսακոմусዱտ | Ек ኸ имεյ |
| Ужቺվա иժа аբаչե | Ехрሼкե νоծሏհուճոч оснኗνοፊача | Ис αскуηυзоη ψуχуրи |
| ህሻт ζοтиሮոժε | Лоσեп ሔժ оռюբи | Эсрεтвաлуጏ баηէγևраሾ էφаዚα |
